Hướng Dẫn Soạn Thảo Văn Bản Giấy Mời

Video hướng dẫn

Hướng dẫn định dạng văn bản

Trước tiên ta cần phải xác định được những lưu ý về định dạng văn bản của giấy mời. Ta cần xác định khổ giấy, định dạng lề, kiểu chữ, cỡ chữ,...

Ta sẽ bắt đầu với chỉnh kiểu kiểu chữ. Mặc định kiểu chữ của văn bản sẽ là Times New Roman. Để chuyển sang kiểu chữ trên ta sẽ chuyển sang Home và chọn đổ ra danh sách và chọn Times New Roman. Bạn có thể tham khảo dưới hình để có thể dễ hình dung hơn.

Để sử dụng định dạng cho dễ dàng, ta sẽ bật sang chế độ Thước Kẻ để dễ dàng cho việc định dạng. Ta chọn View và tích vào ô Ruler.

Tiếp tục ta sẽ chuyển sang định dạng là Centimeters, thường mặc định trong Word sẽ để ở định dạng Inches. Để chuyển sang Centimeters, ta chọn File -> Options để mở mục cài đặt.

Tại cửa sổ cài đặt ta chọn Advanced, và kéo xuống phần Display, tại phần Show measurements in units of ta chuyển sang định dạng Centimeters và nhấn OK để hoàn tất.

Về phần định dạng lề. Ta chọn Layout -> Margins -> Custom Margins để tự động căn chỉnh lề theo ý mình.

Sau khi mở phần cài đặt căn lề, tại phần Margins ta chỉnh Top 2cm, Left 3cm, Bottom 2cm, Right 1.5 cm.

Tiếp tục chuyển sang tab Paper, tại phần Paper size ta chọn khổ A4 và chọn OK để hoàn tất việc định dạng căn lề theo văn bản giấy mời

Tiếp theo là điều chỉnh tab cho văn bản. Ta chọn Center tab (ký hiệu ⊥) để căn lề tab, ta chọn trên thước kẻ ở khoảng 3.5 cm và 12.5 cm để định dạng trước cho văn bản. Ta có thể điều chỉnh lại sau.

Soạn văn bản cho giấy mời

Sau khi định dạng các thông số phù hợp với văn bản giấy mời. Ta sẽ tiến hành soạn văn bản sao cho hợp lệ với nội dung của văn bản.

Tiếp tục ta sẽ điền các thông tin bắt buộc mà văn bản nào cũng phải có. Ở phần trên ta đã điều chỉnh phần tab, bạn chỉ cần nhấn tab để chuyển sang nhảy sang vị trí mà ta đặt ở trên.

Phần Quốc hiệu gồm 2 dòng chữ:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Đặc biệt, phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ.

Theo đó, dòng chữ thứ nhất “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” cỡ chữ 12; dòng chữ thứ hai “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” cỡ chữ 13. 

Phần địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản thì cỡ chữ 13.

Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc viết tắt đúng chuẩn.

Tiếp tục phần cuối là Số, ký hiệu văn bản. Trên văn bản, từ “Số” được viết bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ đứng, sau từ “Số” có dấu hai chấm. Với những văn bản có số nhỏ hơn 10 thì phải có chữ số “0” phía trước. Giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ.

Tiếp theo là định dạng các phần cần được in đậm. Ta chọn phần Quốc hiệu và phần tên Cơ quan tổ chức, tiếp chọn In đậm hoặc có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl B.

Phần ngày tháng năm ta chọn In nghiêng hoặc có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl I để chuyển nhanh sang dạng in nghiêng.

Tiếp tục là định dạng khoảng cách các dòng, ta chọn 2 dòng đầu của văn bản, tiếp tục nhấn chuột trái và chọn Paragraph, tiếp tục chỉnh Before 0 pt, After 0 pt và chọn Line spacing chuyển sang dạng Single. Chọn OK để hoàn thành việc định dạng dòng.

Phần còn lại sẽ là số hiệu văn bản và ngày tháng năm, ta tiếp tục mở Paragraph và điều chỉnh Before 12 pt, After 12 pt và chọn Line spacing chuyển sang dạng Single. Và nhấn OK để lưu lại.

Tiếp tục là phần gạch chân tại những dòng cần thiết để văn bản thêm rõ nét và đẹp hơn. Chọn Insert -> Shapes, và tiếp tục chọn đường thẳng. Bạn có thể quan sát dưới hình để có thể dễ hình dung hơn.

Ta sẽ gạch chân ở tên Cơ quan, tổ chức và dưới phần Quốc ngữ. Để gạch chân theo đường thẳng của văn bản ta vừa kéo vừa nhấn Shift. 

Sau khi gạch chân xong thì ta tiếp tục chọn và chuyển sang định dạng màu đen cho phần gạch chân. Sau khi thực hiện ta có thể thấy được kết quả như sau.

Tiếp tục là phần Tiêu đề của văn bản giấy mời, văn bản có tên là GIẤY MỜI và tên Cơ quan tổ chức kinh mời. Ta chỉnh thành In đậm, cỡ chữ 15 và căn giữa của khổ.

Tiếp tục là chỉnh khoảng cách dòng cho tên Tiêu đề của văn bản. Làm tương tự như bước trên, ta điều chỉnh Before 18 pt, After 6 pt và chọn Line spacing chuyển sang dạng Single, và nhấn OK.

Tương tự với phần kính mời. Ta điều chỉnh dòng theo Before 6 pt, After 18 pt và chọn Line spacing chuyển sang dạng Single, và nhấn OK.

Tiếp tục là phần Cơ quan tổ chức được mời. Ta chọn Right tab (ký hiệu ┘) và chọn khoảng cách sát lề phải. Tiêp tục nhấn 2 lần vào Right tab để hiện lên bảng Tabs, và tại Leader chọn 2 .... và nhấn OK.

Để tạo dòng toàn dấu chấm thì ta chỉ cần xuống dòng và nhấn Tab để thực hiện việc đó. Tiếp tục dòng tiếp theo ta thực hiện tương tự, ta làm 2 dòng chấm và kết quả như hình sau đây.

Tiếp tục phần mời tham dự ở trên, mời gian dự cuộc họp, hội thảo. Tiếp theo là phần nội dung của văn bản giấy mời, gồm thời gian địa điểm và lời cám ơn. Ta bôi đen toàn bộ nội dung văn bản và chọn căn đều văn bản.

Tiếp theo ta sẽ định dạng lùi dòng cho phần nội dung. Tương tự ta bôi đen và vào phần Paragraph, vào phần Indentation, Left 0 cm, Right 0 cm và Special chọn First line và 1 cm. Và nhấn OK.

Để văn bản được rõ ràng hơn và dễ dàng chú ý bởi người đọc. Ta chọn In nghiêng phần tên hội thảo, và in đậm Thời gian và Địa điểm của phần nội dung.

Tiếp theo là định dạng dòng cho toàn bộ phần nội dung. Tiếp tục bôi đen và vào phần Paragraph, ta điều chỉnh Before 6 pt, After 6 pt và chọn Line spacing chuyển sang dạng Single, và nhấn OK.

Tiếp tục là phần Nơi nhận và phần Ký tên, đóng dấu. Ta điền các thông tin cần thiết và thiết kế như dưới hình để được rõ ràng hơn.

Trường hợp ký thay thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu. Người có thẩm quyền ký thay là cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Tiếp tục điều chỉnh phần Nơi nhận. Để thông tin nơi nhận được sát lề trái, trước tiên ta sẽ bôi đen phần cần căn sát lề, tiếp tục chọn Numbering -> Define New Multilevel List..., và tại phần Alignment chỉnh về 0 cm. Nhấn OK để lưu cài đặt.

Bôi đen và nhấn chuột phải, chọn Adjust List Indents, và tại Follow number with chọn Space.

Và ta sẽ tiếp tục định dạng dòng cho phần này. Ta bôi đen và vào phần Paragraph, ta điều chỉnh Before 6 pt, After 6 pt và chọn Line spacing chuyển sang dạng Single, và nhấn OK.

Và phần cuối cùng là tên của người ký. Ta điền họ và tên người ký, và để kiểu chữ Times New Roman và chọn cỡ chữ 13. Và cho nằm căn giữa dưới phần Ký tên.

Và kết quả hoàn chỉnh của một văn bản giấy mời được định dạng chính xác theo thông tin của văn bản ở Việt Nam.